1.
PENGERTIAN KOMUNIKASI BISNIS
Dalam kehidupan suatu organisasi bisnis,
komunikasi merupakan faktor yang sangat penting bagi pencapaian tujuan suatu
organisasi. Seorang pimpinan memerintahkan bawahannya untuk membuat surat
pesanan barang, menjawab atau membuat surat aduan, membuat surat edaran umum,
membuat surat kontrak kerjasama, membuat surat balasan / tanggapan, dan
sejenisnya merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis.
Secara umum dapat dikemukakan bahwa yang
dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia
bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal
maupun nonverbal. Sebagai awal bahasan dalam komunikasi bisnis, maka akan
dibahas antara lain bentuk dasar komunikasi yang mencakup komunikasi verbal dan
nonverbal, proses komunikasi, sebab-sebab timbulnya kesalahpahaman dalam
komunikasi, dan bagaimana cara memperbaiki atau meningkatkan komunikasi.
2.
BENTUK DASAR KOMUNIKASI
Komunikator yang efektif tentu saja memiliki
beberapa alat komunikasi bila ingin menyampaikan suatu pesan. Mereka tahu
bagaimana menempatkan kata yang mampu membentuk suatu arti, bagaimana mengubah
situasi menjadi lebih menarik, bagaimana mengajak peserta untuk ikut aktif
(berpartisipasi) dalam diskusi, bagaimana menyelipkan humor yang mampu menghidupkan
suasana, bagaimana menyiapkan ruangan yang mampu menghidupkan diskusi, apakah
dilakukan melalui tulisan (written) atau ucapan/lisan (oral).
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang
lazim digunakan dalam praktek dunia bisnis maupun nonbisnis yaitu komunikasi
verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk komunikasi tersebut dapat dijelaskan
secara singkat sebagai berikut:
a. Komunikasi Verbal
(Verbal Communications)
Komunikasi verbal merupakan salah satu
bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written)
maupun lisan (oral). Dalam kehidupan sehari-hari seperti Anda mengirim surat
atau telepon kepada orang tua Anda, teman Anda, pacar Anda, Anda
berbincang-bincang atau ngobrol dengan teman Anda, Anda ngerumpi dengan tangga
sebelah, Anda membaca puisi di depan kelas, Anda mempresentasikan makalah dalam
suatu acara seminar, Anda membaca surat kabar, majalah, jurnal, Anda
mendengarkan radio, menyaksikan dan mendengarkan acara televisi dan sejenisnya
merupakan contoh bentuk-bentuk komunikasi verbal.
Dalam dunia bisnis, beberapa contoh
komunikasi verbal antara lain penyampaian pesan melalui surat, memo, teknologi
komunikasi modern, rapat pimpinan, briefing kepada karyawan, wawancara kerja,
dan presentasi. Penyampaian pesan lewat tulisan maupun lisan tentu memiliki
suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang akan
dikatakan.
b. Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam
komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropology
sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan
tubuh, bahasa isyarat (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan
orang lain.
Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku
yang ditunjukkan dengan komunikasi nonverbal:
•
Seseorang yang menggigit giginya sendiri (istilah Jawanya : getem-getem) untuk
menunjukkan kemarahan.
•
Seseorang yang sedang tersenyum dan melakukan jabat tangan dengan orang lain
untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.
•
Seseorang yang membuang muka (istilah Jawanya :mlengos) untuk menunjukkan suatu
sikap rasa tidak senang terhadap orang lain.
•
Seseorang yang menggelengkan kepala untuk menunjukkan suatu sikap menolak atau
ketidaksetujuan terhadap sesuatu.
•
Seseorang yang menganggukkan kepala sebagai tanda setuju atau OK.
•
Pernahkah Anda memperhatikan seseorang yang "grogi" (nervous) saat
berpidato di depan umum? Coba simak dengan baik, bagaimana gerak tangan dan
kakinya? Bukankah
tangan dan kakinya bergerak atau bergetar secara tak teratur, bagaikan
seseorang yang sedang kedinginan (bahasa Jawanya : ngewel).
Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal
orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai perasaan orang baik
rasa senang, benci, cinta, rindu dan berbagai macam perasaan lainnya. Lagi
pula, komunikasi nonverbal berbeda dengan komunikasi verbal didalam cara yang
cukup mendasar.
Ada beberapa jenis komunikasi nonverbal
lainnya seperti arti suatu warna dan gerak-isyarat tertentu, yang akan
bervariasi dari suatu waktu ke waktu. Warna gelap seperti hitam mempunyai makna
kedukaan atau kesusahan. Coba Anda perhatikan pada saat terjadinya musibah
kematian seseorang (layatan), maka kebanyakan dari mereka mengenakan pakaian
warna gelap (hitam). Lain halnya dengan warna-warna cerah yang banyak dikenakan
pada saat-saat berlangsungnya suatu pesta. Itulah sebabnya maka warna juga
termasuk kedalam salah satu bentuk komunikasi nonverbal.
Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan
komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan yaitu secara spontan. Pada
umumnya, sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana
tentang apa yang ingin dikatakan. Misalnya, ketika seseorang mengatakan
"Tolong, bukakan pintu itu," maka pada saat itu seseorang dengan
sadar telah mempunyai tujuan atau maksud tertentu. Tetapi, ketika seseorang
berkomunikasi secara nonverbal, ia seringkali melakukan sesuatu secara tidak
sadar.
Contoh yang paling sederhana adalah ketika
seseorang yang secara spontan mengerutkan dahi, raut muka yang berubah, atau
mata berkedip-kedip secara tidak sengaja atau otomatis. Hal-hal tersebut
merupakan sesuatu yang bersifat alami (natural) dan tak pernah direncanakan
sebelumnya. Contoh lain, tatkala Anda melihat buku agenda kerja Anda dibuat
mainan anak-anak Anda yang masih lucu-lucu, maka apa reaksi Anda pada saat itu?
Marah, kesal, gemas campur jadi satu! Contoh lain lagi, ketika Anda memperoleh
kabar bahwa anak satu-satunya yang Anda sayangi memperoleh penghargaan sebagai
juara pertama dalam lomba penulisan karya ilmiah tingkat nasional! Apa reaksi
anda pada saat itu? Senang, gembira, terharu, jadi satu! Coba Anda perhatikan
bagaimana ekspresi wajah teman-teman Anda yang menghadapi masalah, kesusahan
maupun mereka yang senang atau gembira. Silahkan coba amati suasana kerja di
lingkungan Anda masig-masing!.
c. Mengapa Komunikasi
Nonverbal Penting
Meskipun komunikasi nonverbal sering tidak
terencana atau kurang terstruktur, namun komunikasi nonverbal memiliki pengaruh
yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat komunikasi
nonverbal adalah sangat penting terutama dalam menyampaikan perasaan dan emosi.
Apa kebaikan atau keunggulan dari komunikasi nonverbal? Salah satu kebaikan
komunikasi nonverbal adalah reliabilitasnya, yang berkaitan dengan tingkat
kepercayaan yang tinggi terhadap pesan-pesan yang disampaikan dengan
menggunakan bahasa isyarat dan sejenisnya. Secara umum, orang akan mudah menipu
orang lain dengan menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh
(bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah
pengendaliannya, sedangkan penggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh)
ataupun ekspresi wajah cenderung lebih sulit mengendalikannya. Hal ini
disebabkan oleh sifatnya yang spontanitas, tanpa pikir panjang. Anda mendengar
berita menyenangkan, ekspresi wajah Anda cerah, bak tanpa beban. Namun, Anda
mendengar berita yang menyusahkan tentang diri Anda, keluarga Anda, atau teman
karib Anda, maka dengan cepat ekspresi wjah Anda tanpa ada yang menyuruh,
spontan murung, lesu, lemah, tak bergairah seolah-olah hampa dunia ini.
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal,
seseorang dapat mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran si pembicara.
Maka, tidaklah mengherankan bila seseorang lebih percaya isyarat nonverbal
ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat verbal. Seseorang dapat
saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal (seperti tulisan). Namun,
seseorang tak dapat menutup-nutupi apa yang sedang terjadi pada dirinya melalui
ekspresi wajahnya. Manakala wajahnya murung atau cemberut, maka seseorang akan
dapat menduga bahwa dia sedang menghadapi suatu masalah, mungkin masalah
pribadi, keluarga atau masalah tugas kantor, dan sejenisnya.
Komunikasi nonverbal juga penting artinya
bagi orang lain, karena ia lebih efisien baik bagi pengirim maupun penerima
pesan. Anda dapat menyampaikan suatu pesan nonverbal tanpa harus berfikir
panjang, dan audience Anda dapat menangkap arti secara tak sadar. Coba Anda
perhatikan para petugas sinoman di suatu acara resepsi. Para sinoman
menggunakan bahasa isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh teman-temannya
untuk mengkoordinasikan tempat-tempat mana yang sudah maupun yang belum
mendapat jamuan makanan ataupun minuman. Contoh lain, ketika Anda memanggil
teman Anda yang sedang asyik ngobrol dengan temannya di suatu tempat yang agak
jauh, maka Anda dapat menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk tangan
sambil melambaikan tangan Anda. Coba Anda kembangkan contoh-contoh lain yang
sering Anda temui dalam pergaulan sehari-hari di tempat kerja Anda.
d. Tujuan Komunikasi
Nonverbal
Meskipun komunikasi nonverbal dapat berdiri
sendiri, namun ia seringkali berkaitan erat dengan ucapan (lisan). Dalam artian
bahwa sering terjadi penggabungan antara komunikasi verbal dan nonverbal dalam
suatu situasi tertentu. Kata-kata yang disampaikan dalam suatu percakapan
membawa sebagian dari suatu pesan. Sedangkan bagian yang lain adalah
sinyal-sinyal nonverbal. Apabila Anda mengamati acara "Dunia Dalam
Berita" di TVRI, Anda akan dapat memperhatikan kombinasi komunikasi baik
itu verbal maupun nonverbal. Coba Anda perhatikan!
Menurut John V. Thil tujuan komunikasi
nonverbal antara lain:
1). Untuk menyediakan / memberikan informasi.
2). Untuk mengatur alur suatu percakapan.
3). Untuk mengekspresikan emosi.
4). Untuk memberi sifat, melengkapi, menentang,
atau mengembangkan pesan-pesan verbal.
5). Untuk mengendalikan atau mempengaruhi
orang lain.
6). Untuk mempermudah tugas-tugas khusus,
misalnya mengajar seseorang untuk memperlancar permainan golf.
Bagaimana relevansi komunikasi nonverbal
dalam dunia bisnis? Komunikasi nonverbal juga mempunyai peranan yang penting
dalam dunia bisnis. Ia dapat membantu menentukan kredibilitas dan potensi
kepemimpinan seseorang. Jika seseorang dapat belajar mengelola kesan yang telah
dibuat dengan bahasa isyarat, karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan
penampilan, maka seseorang akan dapat melakukan komunikasi dengan baik. Dengan
kata lain, seorang manajer (pemimpin) sekaligus harus dapat menjadi komunikator
yang baik. Ia harus tahu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnisnya kepada
para bawahannya, pada saat kapan suatu pesan-pesan bisnis itu harus
disampaikan, dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan.
Lebih lanjut, jika seseorang dapat belajar
membaca pesan-pesan nonverbal yang disampaikan orang lain, maka ia akan dapat
menafsirkan maksud maupun sikap mereka secara lebih akurat dan lebih tepat.
Apabila Anda berurusan dengan para karyawan, klien, ataupun para konsumen, coba
perhatikanlah secara seksama pesan-pesan yang mereka sampaikan. Apabila sikap
karyawan Anda menunjukkan gejala-gejala kurang atau menurun semangat kerjanya,
sering melakukan mogok kerja, mogok makan, maka apa dan bagaimana
langkah-langkah yang perlu Anda lakukan? Contoh-contoh tersebut menggambarkan
betapa pentingnya seorang pemimpin harus peka terhadap sikap atau perilaku yang
ditunjukkan oleh bawahannya.
REFERENSI
*A.W. Widjaja. 2008.
Ilmu Komunikasi. Bina Aksara, Jakarta: PT. Bina Aksara,
*Bertens, K.2012. Etika
Bisnis. Jogjakarta: Kanisius.
*Poerwanto dan Zakaria
Lantang Sukirno.2012. Komunikasi Bisnis. Jogjakarta: Pustaka Pelajar.
No comments:
Post a Comment