Delegasi Wewenang

  Delegasi dapat di definisikan sebagai pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi wewenang adalah proses  dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepala orang-orang yang melapor kepadanya. Empat kegiatan terjadi ketika delegasi  dilakukan:

1. Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan.

2. Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan atau tugas.

3. Penerimaan delegasi, baik implisit atau eksplisit, menimbulkan kewajiban atau tanggung jawab.

4. Pendelegasi menerima pertanggungjawaban bawahan untuk hasil-hasil yang di capai.

Efektivitas delegasi merupakan faktor utama yang membedakan manajer sukses dan manajer tidak sukses.

Alasan-alasan Pendelegasian

  Ada beberapa alasan mengapa perlu pendelegasian. Pertama, pendelegasian memungkinkan manajer dapat mencapai lebih dari bila mereka menangani  setiap tugas sendiri. Delegasi wewenang dari atasan ke bawahan merupakan proses  yang di perlukan agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien. Delegasi juga memungkinkan manajer memusatkan tenaganya pada tugas-tugas prioritas yang lebih penting. Dilain pihak, delegasi memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat digunakan sebagai alat untuk belajar dari kesalahan.

Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Mereka mungkin menguasai "the big picture" tetapi tidak cukup mengerti tentang masalah lebih terperinci. Sehingga, agar organisasi dapat menggunakan sumber daya-sumber dayanya lebih efisien maka pelaksanaan tugas-tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin dimana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.

Pedoman Klasik untuk Delegasi Efektif

   Prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif adalah:

1). Prinsip skalar. Dalam proses pendelegasian harus ada garis wewenang yang jelas mengalir setingkat demi setingkat dari tingkatan organisasi paling atas sampai ke tingkatan paling bawah. Garis wewenang yang jelas akan membuat lebih mudah bagi stiap anggota organisasi untuk mengetahui: (a) kepada siapa dia dapat mendelegasikan, (b) dari siapa dia akan menerima delegasi, dan (c) kepada siapa dia harus memberikan pertanggungjawaban.

   Dalam pembuatan harus wewenang dibutuhkan delegasi penuh, yang berarti bahwa semua tugas organisasi yang diperlukan harus di bagi habis. Proses ini untuk menghindari terjadinya: (a) gaps, yaitu tugas-tugas yang tidak ada penanggungjawabnya, (b) overlaps, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang individu, dan (c) splits, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih satu satuan organisasi. Bila hal-hal ini terjadi akan menimbulkan kebalauan wewenang dan akuntabilitas.

2). Prinsip kesatuan perintah. Prinsip kesatuan perintah menyatakan bahwa setiap bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang atasan. Pelaporan lebih dari satu atasan membuat individu mengalami kesulitan untuk mengetahui kepada siapa pertanggungjawaban di berikan dan instruksi mana yang harus diikuti. Disamping itu, bawahan dapat menghindari tanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang jelek dengan alasan banyaknya tugas dari atasan lain.

3). Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas. Seperti telah banyak dibahas di atas, prinsip ini menyatakan bahwa: (a) agar organisasi dapat menggunakan sumber daya- sumber dayanya dengan lebih efisien, tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu di berikan ke tingkatan organisasi yang paling bawah dimana ada cukup kemampuan  dan informasi untuk menyelesaikannya; (b) konsekuensi wajar peranan tersebut adalah bahwa setiap individu dalam organisasi untuk melaksanakan tugas yang dilimpahkan kepadanya dengan efektif, dia harus di beri wewenang secukupnya; dan (c) bagian penting dari delegasi tanggung jawab dan wewenang adalah akuntabilitas- penerimaan tanggung jawab dan wewenang berarti individu juga setuju untuk menerima tuntutan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. Bagi manajer, selain harus mempertanggung jawabkan tugas-tugasnya sendiri, juga harus mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugas bawahannya.

Mengapa manajer gagal mendelegasikan?

 Delegasi adalah faktor kritis bagi manajemen yang efektif, tetapi banyak manajer gagal mendelegasikan, atau mendelegasikan dengan lemah, karena beberapa alasan. Alasan-alasan tersebut antara lain:

1). Manajer merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak pembuat keputusan.

2). Manajer tidakbersedia menghadapi resiko bahwa bawahan akan melaksanakan wewenangnya dengan salah atau gagal.

3). Manajer tidak atau kurang mempunyai kepercayaan akan kemampuan bawahannya.

4). Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas.

5). Manajer takut bahwa bawahan akan melaksanakan tugasnya dengan efektif sehingga posisinya sendiri terancam.

6). Atau manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikan tugasnya.

Mengapa bawahan tidak menerima delegasi?

 Hambatan-hambatan proses pendelegasian tidak semuanya berasal dari manajer. Para bawahan mungkin juga menolak adanya delegasi wewenang. Pertama, delegasi berarti bawahan menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas. Kadang-kadang lebih mudah pergi ke manajer untuk memecahkan suatu masalah dari pada membuat keputusan sendiri. Kedua, selalu ada perasaan bahwa bawahan akan melaksanakan wewenang barunya dengan salah dan menerima kritik. Ketiga, banyak bawahan kurang mempunyai kepercayaan diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.

Penanggulangan hambatan-hambatan delegasi

   Agar proses pendelegasian berjalan dengan efektif di perlukan berbagai cara untuk mengatasi atau menanggulangi hambatan-hambatan tersebut di atas. Persyaratan utama untuk delegasi efektif adalah kesediaan manajemen untuk memberikan kepada bawahan kebebasan yang sesungguhnya untuk melaksanakan tugas yang dilimpahkan kepadanya. Manajer harus menerima perbedaan cara pemecahan suatu masalah dan kemungkinan bawahan akan membuat kesalahan dalam pelaksanaan tugasnya. Dan mereka harus dibiarkan mengembangkan pemecahan masalahnya sendiri dan belajar dari kesalahan mereka. Kesalahan bawahan biasanya tidak menyebabkan manajer mengurangi delegasi tetapi memberikan latihan atau dukungan yang lebih kepada bawahan.

   Pengembangan komunikasi antara manajer dan bawahan akan meningkatkan saling pengertian dan membuat delegasi lebih efektif. Manajer yang mengetahui kemampuan bawahannya dapat lebih realistis dalam menentukan tugas-tugas mana yang dapat di delegasikan kepada bawahan tertentu. Bawahan yang didorong untuk menggunakan kemampuannya dan merasa manajer mereka akan memberikan "dukungan" akan lebih bersemangat dalam menerima tanggung jawab.

   Louis Allen telah mengemukakan beberapa teknik khusus untuk membantu manajer melakukan delegasi dengan efektif, antara lain:

1). Tetapkan tujuan. Bawahan harus diberi tahu maksud dan pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka.

2). Tegaskan tanggung jawab dan wewenang. Bawahan harus diberi informasi dengan jelas tentang apa yang mereka harus pertanggungjawabkan dan bagian dari sumber daya-sumber daya organisasi mana yang di tempakan dibawah wewenangnya.

3). Berikan motivasi kepada bawahan. Manajer dapat mendorong bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif.

4). Meminta penyelesaian kerja. Manajer memberikan pedoman, bantuan dan informasi kepada bawahan, sedangkan para bawahan harus melaksanakan sesungguhnya yang telsh didelegasikan.

5). Berikan latihan. Manajer perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan pelaksanaan kerjanya.

6). Adakan penguasaan yang memadai. Sistem pengawasan yang terpercaya (seperti laporan mingguan) dibuat agar manajer tidak perlu menghabiskan waktunya dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus menerus.