Desain dan Analisis Pekerjaan Jabatan

A.    Pengertian Desain Jabatan.

  Menurut Simamora (2004:116) desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan, metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas ini, dan bagaimana pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di dalam organisasi.

B.    Elemen-elemen Desain Jabatan.

  Menurut Handoko (2001:33) elemen-elemen Desain Jabatan adalah:

a.    Elemen-elemen Organisasional.

  Elemen-elemen organisasional merupakan elemen yang harus diperhatikan suatu organisasi dalam pembentukan atau desain perkerjaan. Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan bersangkutan efisiensi. Efisiensi merupakan suatu pencapaian tujuan sesuai dengan pendanaan-pendanaan yang ditetapkan oleh perusahaan. Pekerjaan-pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong pegawai yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran yang maksimal. Perhatian akan efisiensi ini telah dimulai sejak munculnya manajemen ilmiah.

  Berikut elemen-elemen organisasi dalam desain jabatan menurut Handoko (2001:35):

1.       Pendekatan Mekanistik.

  Pendekatan mekanistik berusaha untuk mengindentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas dapat diatur untuk menimbulkan waktu dan tenaga para pegawai. Setelah identifikasi tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi satu perkejaan. Hasilnya adalah spesialisasi. Pendekatan ini mendekatkan efisiensi waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan pengembangan. Teknik ini masih secara luas digunakan dalam operasi-operasi perakitan, dan terutama efektif bila para pegawai kurang berpendidikan atau kurang mempunyai pengalaman.

2.      Aliran Kerja.

  Aliran kerja dalam suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa. Produk atau jasa biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan sehingga dibutuhkan aliran kerja dari suatu kegiatan.

3.      Praktek

  Praktek kerja merupakan cara-cara bagaimana pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode praktek kerja ini bisanya terbentuk dari tradisi atau kesempatan kolektif para pegawai atau bagian kontrak (perjanjian) kerja dari serikat buruh. Hal ini mengurangi flerksibilitas departemen personalia dalam merancang pekerjaan-perkerjaan.

b.     Elemen-elemen Lingkungan.

  Elemen-elemen lingkungan merupakan aspek kedua dalam desain perkerjaan. Para perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam desain pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para pegawai potensial serta pengharapan-pengharapan sosial. Pertimbangan efisiensi harus diselaraskan dengan kemampuan dan tersedianya pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan.

c.     Elemen-elemen Keprilakuan.

  Menurut Handoko (2001:36) memiliki beberapa aspek:

1.       Otonomi.

  Otonomi mempunyai pengertian bahwa dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan. Seorang pegawai diberikan wewenang untuk mengambil keputusan yang dibutuhkan dalam bidang tugasnya. Dengan diberikannya wewenang pengambilan keputusan maka berarti akan bertambahnya tanggung jawab, sehingga akan cenderung meningkatkan perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan menyebabkan pegawai menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya. Hal ini akan mengakibatkan turunnya kepuasan kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya.

2.      Variasi.

  Variasi pekerjaan sangat dibutuhkan oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Dengan variasi pekerjaan yang baik maka tingkat kebosanan dalam melaksanakan tugas akan dapat ditekan. Apabila seseorang pegawai telah merasa bosan maka timbul rasa lelah. Kelelahan yang berlanjut akan mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan tugas.

3.      Identitas Tugas.

  Identitas pekerjaan merupakan ciri-ciri, jenjang atau tingkatan dan klasifikasi dari suatu pekerjaan. Bila pekerjaan tidak mempunyai identitas yang jelas, maka para pegawai akan kurang merasa bertanggung jawab atas pekerjaannya. Hal ini berarti bahwa kontribusi (sumbangan-sumbangan atau hasil pekerjaan) para pegawai tidak tampak dengan jelas, sehingga kepuasan kerja dapat menurun.

4.      Umpan Balik.

  Bila pekerjaan-perkerjaan yang dilaksanakan pegawai memberikan umpan balik tentang seberapa baik pelaksanaan pekerjaan mereka, maka para pegawai akan mempunyai pedoman dan motivasi untuk melaksanakan perkerjaan dengan lebih baik. Hasil atau nilai prestasi kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya haruslah diberitahukan sehingga dapat memperbaikinya atau dapat meningkatkannya. Sehingga kepuasan kerja dari pegawai dapat ditingkatkan.

d.    Teknik-teknik Rancang Ulang Desain Jabatan.

1.       Simplikasi Jabatan.

  Simplikasi pekerjan merupakan suatu teknik desain pekerjaan yangmengarah kepada pekerjaan yang sangat terspesialisasi. Ini berarti pekerjaan disederhanakan atau dipecah-pecah menjadi bagian terkecil, biasanya terdiri dari beberapa operasi.

2.      Rotasi Pekerjaan.

  Teknik desain pekerjaan dengan memungkinkan adanya rotasi pekerjaan akan membuat seorang pegawai secara sistematis berpindah dari satu posisi ke posisi atau pekerjaan yang lainnya di dalam organisasi.

3.      Pemekeran Pekerjaan.

  Pemekaran pekerjaan merupakan suatu teknik desain pekerjaan dengan mengadakan perluasan kerja. Perluasan kerja merupakan kebalikan dari simplikasi pekerjaan. Pekerjaan diperluas sampai pada tingkat dimana bagian-bagian yang berkaitan erat dan saling mendukung diselesaikan oleh seorang pegawai atau bagian.

4.      Pemerkayaan Pekerjaan.

  Pemerkayaan pekerjaan merupakan penambahan tugas dan tanggung jawab dari para pegawai. Pemerkayaan pekerjaan dirancang untuk mengurangi kebosanan yang sering menjadi masalah dalam pekerjaan yang berulang-ulang. Program ini memberikan lebih banyak otorisasi untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan dan meningkatkan tanggung jawab.

e.     Analisis Jabatan.

  Pegertian analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan kewajiban suatu jabatan. Dengan demikian analisa jabatan akan mencoba mengupas suatu jabatan, dengan memberi jawaban atas suatu pertanyaan tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. Hasil dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan. Proses analisa jabatan sendiri sebenarnya merupakan suatu pengumpulan data.

  Berbagai pendekatan dapat dipergunakan untuk melakukan studi terhadap suatu jabatan, dan apa yang bisa dipergunakan adalah:

1.       Kuesioner

2.      Menuliskan cerita singkat (written narrative)

3.      Pengamatan (observasi)

4.      Wawancara (interview)

f.       Deskripsi Jabatan.

  Hasil pertama yang segera diperoleh dari analisa jabatan adalahdeskripsi jabatan. Deskripsi jabatan merupakan suatu statement yang teratur dari berbagai tugas dan kewajiban suatu jabatan tertentu. Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugas, tanggungjawab, wewenang dan sebagainya.

  Penyusunan statement ini hendaknya bisa mudah dipahami. Cara seperti ini mungkin bisa dipergunakan:

1.       Identifikasi jabatan

2.       Ringkasan jabatan

3.      Tugas yang dilaksanakan

4.      Pengawasan yang diberikan dan yang diterima

5.      Hubungan dengan jabatan-jabatan lain

6.      Bahan-bahan, alat-alat dan mesin-mesin yang dipergunakan

7.      Kondisi kerja

8.     Penjelasan istilah-istilah yang tidak lazim

9.      Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas.

g.     Spesifikasi Jabatan.

  Sesudah membaca deskripsi jabatan yang kita buat, maka akan timbul pertanyaan yang selanjutnya. Misalnya, siapa yang memangku jabatan tersebut, karyawan-karyawan yang bagaimana yang akan memenuhi persyaratan-persyaratan bagi jabatan tersebut, apakah jabatan tersebut bisa dipegang oleh lulusan SLTA dan lain sebagainya. Jawaban-jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut disusun menjadi apa yang disebut denganspesifikasi jabatan. Dengan kata lain spesifikasi jabatan adalah suatuinformasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan atau pegawai agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik.Spesifikasi jabatan merupan suatu statement dari kualitas minimum karyawan yang harus diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan dengan baik.

  Pada umumnya isi dari suatu spesifikasi jabatan terdiri dari:

1.       Identifikasi jabatan.

2.      Persyaratan kerja.

h.    Metode Pengumpulan Data Atau Informasi Jabatan.

  Ada beberapa metode prngumpulan data atau informasi jabatan:

1.       Metode Observasi.

  Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee diary/log.

2.      Metode Wawancara.

  Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997).

3.      Metode Angket.

  Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka.

i.       Manfaat Informasi Analisis Jabatan.

  Antara lain adalah sebagai berikut:

1.       Pengadaan Tenagakerja.

  Spesifikasi jabatan merupakan standard personalia yang akan dipakai sebagai pembanding para pelamar jabatan tersebut. Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi nantinya.

2.      Latihan.

  Uraian tentang tugas-tugas dan perlengkapan yang digunakan akan merupakan bahan pembantu di dalam pengembangan program-program latihan.

3.      Evaluasi Jabatan.

  Deskripsi jabatan dan persyaratan-persyaratan yang diinginkannya dapat dinilai untuk menentukan harganya. Dengan demikian tiap-tiap jabatan akan diberikan penghargaan yang layak.

4.      Penilaian Prestasi.

  Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan bisa diselesaikan dengan baik, maka deskripsi jabatan akan sangat membantu dalam penentuan sasaran pekerjaannya.

5.      Promosi dan Transfer.

  Informasi jabatan akan sangat membantu dalam menentukan salinan promosi ataupun transfer.

6.      Organisasi.

  Informasi jabatan yang diperoleh dari analisa jabatan seringkali menghasilkan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.

7.      Induksi.

  Untuk pegawai baru deskripsi jabatan sangat berguna untuk maksud atau tujuan orientasi. Deskripsi jabatan ini akan memberikan gambaran tentang pekerjaan yang akan dilakukan oleh pegawai baru tersebut.

8.     Counseling.

       Informasi jabatan akan sangat berguna dalam pemberian counseling atau konsultasi baik bagi yang belum bekerja maupun yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatannya sekarang ini.