Perencanaan Sumber Daya Manusia

A.    Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia.

  Perencanaan merupakan suatu kegiatan atau proses yang sangat penting dalam berbagai kegiatan dalam suatu organisasi, termasuk dalam Manajemen Sumber Daya Manusia, sebab perencaan merupakan prasyarat pelaksaan kegiatan yang akan dilakukan. Hal ini dapat dipahami sebab secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan, pengevaluasian berbagai arternatif pencapaiannya, dan penentuantindakan yang akan diambil. Dalam konteks Manajemen Sumber Daya Manusia,perencanaan merupakan proses penentuan sumber daya manusia dan tindakan untuk mendapatkannya.

B.    Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia.

  Adapun tujuan perencanaan sumber daya manusia menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan yaitu:

1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan.

2.   Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.

3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

4.     Untuk menghindari kekurangan dan/atau kelebihan karyawan.

5. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi (KIS) sehingga produktivitas kerja meningkat.

6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan.

C.    Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia.

  Dengan perencaaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut antara lain: (Fitzal Rivai, 2004)

1.  Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya manusia pun perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam perusahaan. Inventarisasi tersebut antara lain meliputi:

a.      Jumlah karyawan yang ada.

b.      Berbagai kualifikasinya.

c.       Masa kerja masing-masing karyawan.

d.  Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan formal maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti.

e.      Bakat yang masih perlu dikembangkan.

f.        Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan.

2.      Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, efektifitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Standard Operating Prosedure (SOP) sebagai pedoman kerja yang telah dimiliki yang meliputi: suasana kerja kondusif, perangkat kerja sesuai dengan tugas masing-masing sumber daya manusia telah tersedia, adanya jaminan keselamatan kerja, semua sistem telah berjalan dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasi serta penempatan sumber daya manusia telah dihitung berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.

3.      Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber daya manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan pelatihan, akan mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.

4.      Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru kelak.

5.    Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan tersedianya informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yang tersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri maupun di luar negeri).

D.   Pentingnya Perencanaan Sumber Daya Manusia.

1.       Tingkat Perorangan.

  Perencanaan sumber daya manusia sangat penting bagi kepentingan individu karena perencanaan dapat membantu meningkatkan ketrampilan. Kepuasan individu dapat lebih mudah dicapai melalui perencanaan karier yang terarah.

2.      Tingkat Perusahaan.

  Organisasi atau lembaga menggunakan perencanaan sumber daya manusia untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya dalam jangka panjang. Organisasi harus merekrut tenaga kerja yang berkualitas tinggi untuk dipekerjakan sehingga dapat bekerja secara produktif.

3.      Tingkat Nasional.

  Masalah sumber daya manusia ditingkat nasional terkait dengan jumlah, komposisi, keragaman, dan angkatan kerja yang ada pada suatu Negara. Teknologi yang sangat berperan dalam industri akhir-akhir ini sangat membutuhkan sumber daya manusia  yang lebih terampil dalam bidang iptek, manajerial dan inovatif terhadap perubahan-perubahan yang terjadi. Sangat perlu disiapkan sumber daya-sumber daya yang berkualitas dan unggul untuk memenuhi kebutuhan yang meningkat untuk produktivitas yang lebih baik dan tanggung jawab sosial yang tinggi.

E.    Faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya.

  Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain: (Handoko, 1997, p. 55-57)

1.       Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek dan kadang-kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang.

a.   Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi, pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis yang dihadapi perusahaan.

b.      Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.

c. Perkembangan teknologi/komputer secara dahsyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi menimbulkan gejolak sumber daya manusia.

2.      Keputusan-keputusan dalam Organisasi.

  Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya manusia.

a.  Rencana strategis perusahaan adalah keputusan yang paling berpengaruh. Hal ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru. Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang dibutuhkan di waktu yang akan datang.

b.  Dalam jangka pendek, para perencana menterjemahkan rencana-rencana strategi menjadi operasional dalam bentuk anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti pada kebutuhan sumber daya manusia.

c.   Forecast penjualan dan produksi meskipun tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka pendek.

3.      Faktor-faktor Persediaan Karyawan.

  Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan karyawan. Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya menaikkan kebutuhan personalia. Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang akurat.

F.    Hambatan, Kendala dan Tantangan dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia.

1.       Hambatan dalam Perencanaan.

a.      Tujuan yang tidak tepat.

b.      System kompensasi yang tidak tepat.

c.       Lingkungan eksternal yang tidak komplek dan dinamis.

d.      Kondisi persaingan yang semakin tajam.

e.      Keengganan untuk mengubah tujuan.

f.        Tidak memahami organisasi yang semakin dinamis.

g.      Terjadi konflik internal organisasi antara manajemen dan buruh.

2.      Mengatasi Hambatan.

  Salah satu cara mengatasi hambatan perencanaan adalah dengan memahami tujuan perencanaan dan proses penetapan tujuan. Meskipun bukan salah satu dalam mengatasi masalah, tetapi paling tidak dapat membantu pengambilan keputusan. System informasi dapat pula membantu pencapaian efektivitas perencanaan. Alat bantu ini diharapkan dapat meminimalkan tingkat risiko dan ketidakpastian hasil yang ada.

3.      Kendala-kendala Perencanaan Sumber Daya Manusia.

a.      Standar Kemampuan SDM.

  Standar kemampuan SDM yang pasti dan akurat belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya ramal-ramalan (prediction) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara pasti, seperti informasi energy mesin.

b.      Manusia (SDM) mahluk hidup.

  Manusia sebagai makhluk hidup tidak dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana.

c.       Situasi SDM.

  Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses perencanaan sumber daya manusia yang baik dan benar.

d.      Kebijakan Perburuhan Pemerintah.

  Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik dan tepat.

4.      Tantangan Dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia.

  Tantangan dalam perencanaan sumber daya manusia, ada yang bersifat eksternal dan internal.

a.    Tantangan eksternal, meliputi: bidang Ekonomi, sosial politik, perundang-undangan, teknologi, dan persaingan.

b.      Tantangan internal, meliputi: anggaran, estimasi produk dan penjualan, usaha atau kegiatan baru, dan sebagainya.

G.   Sistem Perencanaan Sumber Daya Manusia.

  Ada 4 kegiatan yang saling berhubungan dalam sistem perencanaan SDM, yaitu:

1.       Inventarisasi SDM.

  Pencatatan atau pendataan jumlah SDM yang ada dalam melaksanakan tugas disuatu organisasai, atau dengan kata lain pencatatan atau pengumpulan data tentang kegiatan, hasil yg dicapai, pendapat umum, sekarang atau yang sedang terjadi.

2.      Forecast SDM/peramalan SDM.

  Peramalan SDM berguna  untuk memprediksi permintaan karyawan dimasa datang. Metode peramalan ketersediaan/penawaran tenaga kerja (supply) dari sumber eksternal terdiri atas:

a.      Perencanaan rekrutmen dan seleksi

b.      Pasar tenaga kerja

3.      Penyusunan Rencana SDM.

  Penyusunan rencana SDM dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis.

4.      Pengawasan dan Evaluasi.

  Pengawasan dan Evaluasi Sumber Daya Manusia dapat berupa apa saja tentang manusia dalam organisasi. Pengawasan dan evaluasi sumber daya manusia merupakan fungsi yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin terhadap anak buahnya. Dengan demikian, fungsi manajemen sumber daya manusia ini sama pentingnya dengan perencanaan dan pelaksanaan. Pelaksanaan merupakan langkah lanjut dari perencanaan, tetapi sesudah dilaksanakan menyusul kedua fungsi ini karena pengendalian dan pengawasanlah yang dapat menyatakan apakah pelaksanaan sudah berhasil sesuai dengan yang direncanakan.

H.    Analisis SWOT dalam Perencanaan Sumber Daya Manusia.

  Perkembangan strategi SDM membutuhkan  pemikiran kedepan, pengambilan keputusan secara terpadu, prosedur yang dirumuskan dan diprogramkan, yang semuanya dilakukan secara keseluruhan misi dan idealnya dalam konteks sumber potensial dan keunikan. Perencanaan SDM merangkum setiap komponen tersebut dalam hal strategi ini. Sementara kita secara tipikal memfokuskan pada teknik khusus yang digunakan dalam perencanaan SDM, teknik ini adalah alat sederhana memecahkan masalah internal organisasi dalam kaitannya dengan strategi organisasi.

  Indentifikasi dan Analisis terhadap SWOT:

1.       Kekuatan (strengths).

  Suatu organisasi harus memantau kekuatan organisasi dan pelaku organisasi yang mempengaruhi kemampuannya memperoleh laba. Salah satu aspek program kerja adalah pengadaan karyawan baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan perusahaan mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Tanpa perencanaan sumber daya manusia, sukar menyusun program kerja yang realistik.

2.      Kelemahan (Weakness).

  Misalnya, jika jumlah pegawai dalam suatu perusahaan lebih besar daripada kebutuhan yang diharapkan, maka hal itu mengimplikasikan bahwa perusahaan kurang baik memanfaatkan sumber daya manusianya dan sebaliknya.

3.      Peluang (opportunity).

  Misalnya, kita merekrut para tenaga kerja yang memiliki skill atau kemampuan yang sesuai dengan bidang atau keahliannya untuk bergabung dalam suatu organisasi di suatu perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.

4.      Ancaman (Treats).

       Misalnya, jika para pegawai dalam suatu perusahaan yang memiliki skill atau keahlian pada waktu tertentu akan pensiun, maka itu akan menjadi sebuah ancaman terhadap keberlangsungan aktivitas atau kegiatan dalam suatu perusahaan.